Wie man die perfekte Checkliste für den Berufseinstieg neuer Mitarbeiter erstellt

Endlich ist die neue Stelle besetzt und der erste Arbeitstag des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin beginnt. Hierbei ist vor allem auf Mitarbeiterseite Nervosität vorprogrammiert. Aber auch die HR-Abteilung ist bei jeder Neuanstellung mit besonderen Umständen konfrontiert und möchte natürlich, dass der Berufseinstieg besonders einfach und reibungslos gelingt. Wir haben eine Checkliste für Ihre HR-Abteilung erstellt, die den Berufseinstieg neuer Kollegen für beide Seiten so einfach wie möglich gestaltet.

Warum ist ein erfolgreicher Onboarding Prozess so wichtig?

Frisch eingestellte Mitarbeiter sind meist euphorisch und motiviert. Immerhin haben sie sich freiwillig für Ihr Unternehmen entschieden und sind bereit für einen neuen Lebensabschnitt.

Als Mitarbeiter der HR-Abteilung sollte Sie diese Euphorie nutzen und den Mitarbeiter strukturiert und im richtigen Tempo in die Prozesse und die Struktur des Unternehmens einarbeiten. Der Sprung ins kalte Wasser kann für viele Neuankömmlinge überfordernd wirken. Mit unserer Onboarding Checkliste weiß jeder, was zu tun ist und der Status der einzelnen Schritte kann besser nachvollzogen werden, sowohl seitens des neuen Mitarbeiters als auch von ihrer Personalabteilung.

Aufbau unseres Templates zum Mitarbeiter Onboarding

Unser Template besteht aus drei miteinander verknüpften Tabellen. Wir haben unser Mitarbeiter Onboarding Template aus Sicht eines Start-ups erstellt, durch die Flexibilität unserer Templates ist es jedoch einfach auf jede Unternehmensgröße anpassbar. Fügen Sie als Personalabteilung einfach relevante Aspekte hinzu und geben Sie dem Template genau die Struktur, die für ihr Unternehmen passend ist.

Im Folgendem beschreiben wir den Aufbau unseres Templates:

1. Onboarding Checkliste neuer Mitarbeiter

Die erste Tabelle stellt eine strukturierte und umfangreiche Checkliste dar. Versetzten Sie sich zurück in die Zeit ihrer ersten Tage im neuen Job. Sie waren bestimmt sehr aufgeregt und wussten anfangs nicht, was alles auf Sie zukommt. Um den ersten Tagen Struktur zu verleihen, ist eine Checkliste sinnvoll. In unserem Beispiel sehen Sie 7 Schritte, die von dem neuen Mitarbeiter erledigt werden müssen. Sie als HR-Abteilung legen diese Schritte natürlich selbst fest, genau so, dass die Schritte den Strukturen und Ansprüchen Ihres Unternehmens entsprechen. Sie können so viele Schritte wie eben nötig einfügen. Um die Checkliste mit noch mehr nützlichen Informationen zu füllen, haben wir zudem eine Spalte für den Zeitpunkt, an dem der Schritt erledigt werden muss, eingefügt. So geben sie dem Mitarbeiter einen groben zeitlichen Rahmen und ihm wird die Nervosität in der Anfangszeit genommen. Zudem gibt es ein Notizfeld, in dem Sie für den jeweiligen Schritt relevante Informationen noch einmal spezifizieren können. Eine weitere Spalte dient den relevanten Ressourcen, die der Mitarbeiter für den Schritt benötigt. So können Sie als Personalabteilung beispielsweise eine Office-Map einfügen, sodass der neue Mitarbeiter sich gut in den neuen Räumlichkeiten orientieren kann. Als Letztes haben wir noch zwei Spalten für den jeweiligen relevanten Ansprechpartner und dessen E-Mail Adresse hinzugefügt.

2. Team members

Die Tabelle “Team members” ist gleichermaßen relevant für die Personalabteilung und den neuen Mitarbeiter selbst. Die Personalabteilung sieht hier, welche Personen neu eingestellt wurden, welchem Team sie zugeordnet sind und welche Schritte des Onboardings schon abgeschlossen wurden. Doch auch für den neuen Mitarbeiter ist dieses Tabellenblatt sinnvoll. Als Neueinsteiger hat man nicht selten einen Leerlauf zwischendurch. Sei es, weil man auf den nächsten Schritt wartet oder weil die zuständige Person gerade einen wichtigen Anruf zwischenschieben musste. Diese Zeit kann sinnvoll genutzt werden, um schon einmal Namen mit Gesichtern in Verbindung zu bringen und zu lernen, wer von seinen neuen Kollegen in welcher Position arbeitet.

3. Onboarding Resources

Die Tabelle “Onboarding Resources” dient als Ablageort für die verschiedenen Onboarding-Ressourcen. Sie als HR-Abteilung fügen dieser Tabelle rechtzeitig alle Ressourcen hinzu, die der Mitarbeiter in seinen ersten Tagen brauchen könnte. Als Orientierungshilfe in größeren Unternehmen ist eine Office-Map beispielsweise sinnvoll. Aber auch Informationen für den Mitarbeiter über verwendete Software und Devices können im Vorhinein zusammengetragen werden und als Dokument in die Tabelle abgelegt werden. Sogar der Arbeitsvertrag findet hier seinen festen Platz und kann jederzeit von Mitarbeiter und Personalabteilung eingesehen werden. Welche Ressourcen in Ihrem Unternehmen relevant sind, wissen Sie als HR-Abteilung natürlich am besten und können unser Template dahingegen anpassen.

Rechtzeitig mit der Checkliste für den Berufseinstieg anfangen

Damit am ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters alles rund läuft, ist es für sie als HR-Abteilung wichtig, rechtzeitig mit der Checkliste für den Berufseinstieg anzufangen und den gesamten Prozess zu strukturieren. Schauen Sie sich unser Template zum Mitarbeiter Onboarding gerne genauer an und lassen Sie sich inspirieren. Wir empfehlen für jeden Mitarbeiter eine eigene Base zu erstellen, indem die fertig gestaltete Base ganz einfach dupliziert wird. Es empfiehlt sich zudem, die Base mit dem vollständigen Namen des entsprechenden Mitarbeiters zu benennen, so finden Sie sich als Personalabteilung besser zurecht.

Gemeinsam mit dem Team Aufgaben ergänzen

Für den neuen Mitarbeiter ist es sinnvoll, die eigene Onboarding-Tabelle mit dem eigenen Team zu teilen. So können zum Beispiel Mitarbeiter der HR-Abteilung neue Punkte auf der Liste ergänzen. Stellen Sie sich beispielsweise vor, der neue Mitarbeiter braucht eine individuelle Schulung zu einer Software, die sie vorher nicht bedacht haben. Diese kann ganz einfach nachträglich auf der Checkliste ergänzt werden. Mit der Kommentarfunktion kann man den neuen Mitarbeiter kurz wissen lassen, was sich geändert hat oder warum der neue Punkt hinzugekommen ist. Mittels der Kommentar-Funktion kann der Mitarbeiter auch gezielte Fragen zu einem Punkt stellen oder der Status kann von der Personalabteilung abgefragt werden.

Um einen Kommentar hinzuzufügen, klicken Sie ganz einfach mit der rechten Maustaste auf die Zeile, zu der Sie den Kommentar abgeben möchten. Hier erscheint nun der Befehl “comment row”. Mit einem Klick darauf erscheint rechts die Kommentarspalte und eine kleine 1 im entsprechenden Feld, sodass der neue Kommentar sofort ersichtlich ist. Mit der @-Funktion können Sie gezielt Personen ansprechen und sie erhalten eine Mitteilung über den Kommentar.

Die Personalabteilung von Anfang an in den Prozess mit einbinden

Was macht unsere Checkliste zum Berufseinstieg so besonders? Ganz klar: Die Personalabteilung wird von Anfang an mit eingebunden und behält stets den Überblick über den Fortschritt des neuen Mitarbeiters. Durch das interaktive Element der Kommentarfunktion fühlt sich der Mitarbeiter sofort mit eingebunden und kann jederzeit Fragen zu gezielten Punkten stellen. Die Personalabteilung kann individuell auf besondere Anforderungen einzelner Mitarbeiter eingehen und die Checklisten nachträglich individueller gestalten. Merken Sie zum Beispiel, dass ein Mitarbeiter bestimmte Schulungen benötigt, können Sie der Checkliste diese Punkte nachträglich hinzufügen. Die Liste eignet sich also nicht nur für den Berufseinstieg, sondern kann auch für die Personalentwicklung ihrer Mitarbeiter genutzt werden.

Mitarbeitereinstieg leicht gemacht

Unsere Checkliste zum Einstieg neuer Mitarbeiter eignet sich also hervorragend, um den Onboardingprozess neuer Mitarbeiter zu vereinfachen und zu operationalisieren. So steht dem neuen Mitarbeiter nichts mehr im Wege, um gleich von Anfang an durchzustarten!

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